POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1. INFORMACIÓN DE LA EMPRESA

DIGITAL INTERACTIONS S.A.S. es una sociedad comercial constituida conforme las leyes colombianas, identificada con NIT 901350658-5, ubicada en la Carrera 30 A 10 D 52 Of 201 de Medellín, correo electrónico info@hibotchat.com. En adelante y para efectos de esta política se denominará DIGITAL.

2. MARCO JURÍDICO

La política de tratamiento se desarrolla en cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política; Ley Estatutaria 1581 de 2012 (LEPD); Decreto 1074 de 2015 (Capítulo 25); Ley 1273 de 2008; Circular 01 de 2016 y demás normas reglamentarias. Esta política será aplicable a todos los datos personales registrados en bases de datos objeto de tratamiento por parte del responsable.

3. ALCANCE

El presente documento aplica para todos los datos personales o cualquier otro tipo de información que repose en las bases de datos y archivos de DIGITAL INTERACTIONS S.A.S., respetando los criterios de obtención, recolección, uso, tratamiento, intercambio, transferencia y transmisión de datos personales, y fijando las responsabilidades de DIGITAL y sus empleados.

4. DEFINICIONES

Según el artículo 3 de la LEPD y Decreto 1074 de 2015:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso, informado y fijado del titular para el Tratamiento.
• Aviso de privacidad: Comunicación dirigida al titular informando sobre políticas y finalidades.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
• Cliente/Usuario: Titular que contrata servicios o solicita información.
• Dato personal: Cualquier información vinculada a personas naturales determinadas o determinables.
• Dato público: Datos como estado civil, profesión, calidad de comerciante o servidor público, etc.
• Dato semiprivado: Información financiera, crediticia, comercial que interesa a cierto sector.
• Dato privado: Datos íntimos o reservados que requieren autorización expresa (teléfonos personales, datos laborales, etc.).
• Dato sensible: Origen racial, orientación política, convicciones religiosas, salud, vida sexual, datos biométricos.
• Encargado del tratamiento: Persona que realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
• Responsable del tratamiento: Quien decide sobre la base de datos y el tratamiento.
• Oficial de protección de datos: Persona natural que coordina la implementación legal y da trámite a solicitudes.
• Titular: Persona natural o jurídica cuyos datos son objeto de tratamiento.
• Transferencia y Transmisión: Envío de datos a un receptor dentro o fuera del país / comunicación para tratamiento por encargo.

5. PRINCIPIOS DE PROTECCIÓN DE DATOS

• Confidencialidad: Obligación de quienes administran bases de datos, con suscripción de documentos de confidencialidad.
• Finalidad: El tratamiento debe tener una finalidad legítima informada al titular.
• Interpretación integral: Equilibrio entre hábeas data, buen nombre, intimidad y derecho a la información.
• Legalidad: Aplicación de disposiciones vigentes, Ley 1581 y Decretos.
• Libertad: El tratamiento requiere consentimiento previo, expreso e informado.
• Seguridad: Medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos.
• Temporalidad: Los datos no se tratarán cuando dejen de servir para la finalidad.
• Transparencia: Derecho del titular a obtener información clara sobre la existencia de sus datos.
• Veracidad o calidad: Los datos deben ser veraces, completos, exactos y actualizados.
• Acceso y circulación restringida: Solo personas autorizadas pueden acceder según la ley.

6. TRATAMIENTO DE DATOS

DIGITAL presta servicios de interacción de usuarios, marcas y grupos de interés a través de desarrollos tecnológicos.

6.1 Aceptación de la política

Mediante la aceptación de esta política, el titular consiente el tratamiento en los términos aquí establecidos. No se requiere autorización para información pública, requerimientos legales, urgencias médicas, fines históricos/estadísticos o registro civil.

6.2 Seguridad de la información

Se adoptan medidas técnicas, humanas y administrativas. Mecanismos físicos (servidores de almacenamiento que pueden estar en cualquier país, sujetos a la legislación local) y mecanismos virtuales de seguridad.

6.3 Recolección

Usuarios mediante formularios físicos/virtuales; empleados durante proceso de selección y contrato laboral; terceros en tratos preliminares y relaciones contractuales.

6.4 Autorización y consentimiento

Medios: documento electrónico, físico, mensaje de datos, telefónico. DIGITAL cuenta con medidas para acreditar la autorización.

6.5 Actualización, rectificación, supresión y revocatoria

Los titulares pueden solicitar actualizaciones, rectificaciones o supresión de datos a través del correo info@hibotchat.com o petición física. DIGITAL podrá no suprimir cuando existan obligaciones contractuales o legales vigentes.

6.6 Datos recolectados

Públicos, privados, semiprivados, sensibles y de menores, siempre ajustándose a la ley.

6.7 Finalidades específicas

Usuarios: fidelización, gestión contable/fiscal, marketing, prospección comercial, comunicaciones publicitarias, reporte a centrales de riesgo, transferencia a terceros vinculados, entre otras. Empleados: nómina, gestión de personal, prestaciones sociales, formación, control horario, promoción y selección. Terceros: gestión de proveedores, facturación, históricos comerciales, estadísticas, procedimientos administrativos.

7. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

8. DERECHOS DE LOS TITULARES

• Conocer, actualizar, rectificar, suprimir sus datos y revocar la autorización.
• Solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio la revocatoria o supresión.
• Acceder a sus datos personales de forma gratuita (al menos una vez al mes o cuando haya cambios sustanciales).
• Obtener prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la SIC por infracciones.
• Ejercer el derecho fundamental de hábeas data.

9. TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES

Según la Ley 1581 de 2012, el tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes está prohibido, salvo cuando responda al interés superior del menor y se respeten sus derechos fundamentales. En estos casos, DIGITAL solicitará la autorización del representante legal, previa escucha del menor valorando su madurez.

10. ATENCIÓN A LOS TITULARES DE DATOS

El Oficial de Protección de Datos de DIGITAL INTERACTIONS S.A.S es el encargado de la atención de peticiones, consultas y reclamos. Los titulares pueden ejercer sus derechos mediante los canales establecidos.

11. PROCEDIMIENTOS PARA EJERCER LOS DERECHOS

11.1 Derecho de acceso o consulta

El titular puede consultar sus datos personales de forma gratuita al menos una vez por mes calendario o ante modificaciones sustanciales. La solicitud debe enviarse a info@hibotchat.com o mediante correo postal a la Carrera 30 A 10 D 52 Of 201, indicando nombre, copia de la cédula, petición concreta y dirección de notificaciones. DIGITAL responderá en un plazo máximo de 10 días hábiles.

11.2 Derechos de quejas y reclamos

El reclamo se presentará al correo hibot@sofka.com.co (según el documento) o dirección física. Debe contener identificación, descripción de hechos y petición. Si el reclamo está incompleto, se requerirá subsanación en 5 días. Se incluirá leyenda “reclamo en trámite” por máximo 2 días hábiles, y la decisión se emitirá en 15 días hábiles, prorrogables por 8 días adicionales.

12. MEDIDAS DE SEGURIDAD

DIGITAL implementa medidas técnicas, humanas y administrativas para garantizar la seguridad de los registros, previniendo adulteración, pérdida o acceso no autorizado. También exige a los encargados del tratamiento la implementación de medidas de seguridad mediante contratos de transmisión. El “Manual Interno de Seguridad” está sujeto a control y revisión permanente.

13. ENTREGA DE DATOS PERSONALES A LAS AUTORIDADES

Cuando una entidad pública o autoridad judicial solicite acceso o entrega de datos personales, se verificará la legalidad de la petición y la pertinencia de los datos, se suscribirá un acta de entrega precisando la obligación de garantizar los derechos del titular.

14. TRANSFERENCIA DE DATOS A TERCEROS PAÍSES

Se prohíbe la transferencia a países que no ofrezcan niveles adecuados de protección según la SIC. Excepciones: autorización expresa del titular, intercambio de datos médicos por salud pública, transferencias bancarias, tratados internacionales, ejecución de contratos o defensa en procesos judiciales. Las transmisiones internacionales bajo contrato de transmisión no requieren consentimiento adicional.

15. TRATAMIENTO DE DATOS BIOMÉTRICOS

Los datos biométricos (huellas dactilares, reconocimiento facial o de voz) son recolectados y tratados estrictamente por motivos de seguridad, control de acceso de empleados, clientes y visitantes. Se aplican medidas técnicas que garantizan confidencialidad y reserva, cumpliendo la Ley Estatutaria de Protección de Datos.

16. VIGENCIA

Las bases de datos serán objeto de tratamiento durante el tiempo razonable y necesario para la finalidad que motivó su recolección. Cumplida la finalidad, DIGITAL procederá a la supresión, salvo obligación legal o contractual que exija conservación. Las bases de datos han sido creadas sin periodo de vigencia definido. La presente política permanece vigente desde el 30 de septiembre de 2018.