Los agentes virtuales se han convertido en una herramienta estratégica para las empresas que buscan atender más clientes, cerrar ventas y no perder oportunidades. Sin embargo, al no tener integrado un CRM a áreas como servicio al cliente y ventas se hace más complejo tener una visión clara de lo que el usuario necesita.
Aquí te explicamos qué son los agentes virtuales, porqué son importantes, una guía para integrar tus agentes virtuales con un CRM, beneficios y más.
Qué son los agentes virtuales y porqué es importante integrarlos con un CRM
Los agentes virtuales son asistentes o chatbots impulsados con Inteligencia Artificial que comprenden, manejan conversaciones fluidamente y son capaces de concretar ventas. Evitan que el cliente desista por falta de respuestas rápidas, por no atender las dudas adecuadamente o no darle prioridad a su solicitud a través de una automatización bien implementada y acorde con la necesidad del negocio.
Por esta razón, es importante conectar agentes virtuales con un CRM para que cada vez que el cliente se comunique, no se soliciten los mismos datos una y otra vez. Por el contrario, sea posible recopilar, guardar y acceder a información, como:
- Datos básicos del usuario.
- El historial de conversación.
- Sus preferencias e intereses.
- Su nivel de interés de compra
Guía práctica: cómo integrar agentes virtuales y CRM
1. Define los objetivos de tu agente virtual
Es importante que antes de integrar tu agente con un CRM, se tenga claro el objetivo de tu agente. Ya sea que quieras que se enfoque en la captura de leads en campañas digitales, que lo quieras enfocar en un tema más de servicio al cliente o que se encargue netamente de temas de ventas, ayudando al cliente con procesos de compra de forma segura.
Una vez se tenga el objetivo definido es posible definir un flujo de atención adecuado y configurar la conexión con el CRM de forma estratégica.
2. Elige un CRM que permita integrar varios agentes virtuales
No todos los CRM son iguales. Asegúrate de elegir uno que se pueda integrar con una plataforma omnicanal para un proceso más completo y que, permita integrar también el agente virtual para automatizar procesos y cumplir con tareas importantes como delegar un agente humano en caso de ser necesario, programar citas, almacenar datos, responder con información precisa.
Por ejemplo, en una conversación con el usuario, nos haya facilitado datos como el correo electrónico o su número de contacto, sea posible acceder al CRM y agregar estos datos automáticamente para su registro.
3. Diseña el flujo de atención del agente virtual
En esta parte vas a especificar cómo quieres que se comunique el agente y también las ayudas adicionales que se deben incluir y configurar. Por ejemplo:
- Crear una pregunta clave para conocer la intención del lead y calificarlo dependiendo de su interés.
- Brindar opciones rápidas para guiar al usuario sin perder tiempo como botones CTA.
- Comunicarlos con un agente humano y dirigirlos a un sitio web o en la misma plataforma de WhatsApp si es el caso.
4. Implementa la integración técnica
Puede hacerse de las siguientes maneras:
- A través de APIs: Una API es como un puente que conecta dos sistemas diferentes para que compartan información de forma automática. Permite que el agente virtual envíe información al CRM y este también le facilite al agente la búsqueda de datos anteriores. Esta opción requiere de un experto.
- Directamente desde una plataforma omnicanal: Esta opción no requiere de expertos, ni conocimientos previos. Es una herramienta ideal para que las empresas conecten sus agentes virtuales con el CRM y así evitar errores en la configuración y se optimice tiempos.
Con Hibot, por ejemplo, es posible implementarlo. Su plataforma omnicanal es completa, dinámica y además su avance tecnológico permite integrar agentes virtuales y CRM en un solo lugar. Para que la información esté segura y al alcance de todos.
5. Entrena a tu agente virtual con IA
Un agente virtual no se entrena por sí solo, necesita de bases e instrucciones que tú mismo le asignas. Por ejemplo, crear un prompt en el que le digas cómo debe comunicarse, si en un lenguaje formal o más cercano, cómo debe presentarse con el usuario, qué temas debe abordar y cuáles debe transferir a un agente humano, entre otras.
En Hibot es muy fácil y sencillo hacerlo. Y lo mejor es que personalizarlo según la identidad de tu marca, lo hace más natural y estratégico. Mira aquí cómo hacerlo
6. Mide resultados y optimiza continuamente
Es importante que lleves un control y hagas seguimiento del rendimiento de tu agente. Si ha logrado llegar a los usuarios a través de respuestas asertivas, si la información que le diste inicialmente esté actualizada y todo esté en orden. Así, se logra aplicar mejoras y hacer un reentrenamiento del agente. Afortunadamente, este tipo de agentes virtuales se adaptan a la situación y siguen recomendaciones de manera muy inteligente.
Beneficios de integrar agentes virtuales y CRM en una sola plataforma
Cuando estas dos herramientas trabajan juntas son de gran utilidad para tu empresa, te cuento porqué:
- Centralización de datos: Puedes acceder, identificar y gestionar toda la información de tus clientes desde una sola plataforma.
- Respuestas inmediatas: Los agentes virtuales atienden de forma automática y oportuna, mientras tu equipo humano se enfoca en cierres de mayor urgencia o valor.
- Conocimiento detallado del cliente: gracias al historial y los datos que recoge el agente virtual, puedes personalizar campañas y mensajes desde el CRM.
- Escalabilidad: atiende a los clientes al mismo tiempo, priorizando su necesidad y sin tener que aumentar personal.
Qué se debe tener en cuenta al elegir una herramienta que integre agentes virtuales y CRM
Aquí es donde muchas empresas entran en conflicto al tener varias plataformas en uso, pues tienen una para el CRM, otra para el agente virtual y debe ingresar a cada plataforma para los canales digitales; pierden tiempo, no encuentran orden y los procesos se vuelven complejos. Por esta razón, la mejor solución es una plataforma omnicanal que integre agentes virtuales y CRM en un solo lugar. Así, logras que:
- Tus agentes virtuales se conecten con todos los canales digitales, sin salir de la plataforma.
- Los datos se almacenen automáticamente en el CRM y ayuden a la gestión comercial y ventas que la empresa quiera iniciar.
- Integrar agentes virtuales, en este caso, un Agente IA que Hibot ha desarrollado para que las empresas atiendan clientes en segundos, de manera fluida, con total delicadeza y direccionando al cliente a obtener el producto o servicio.
Ejemplos reales de integración en acción
- Ecommerce: un cliente escribe por WhatsApp preguntando por un producto. El agente virtual responde, guarda sus datos en el CRM y facilita la comunicación para ofrecer productos o servicios que realmente sean de su interés.
- Entidades de salud: el agente virtual programa una cita automáticamente y guarda la información de la cita y los datos del cliente en el CRM. Así el personal administrativo y de salud, tiene la información a su alcance.
- Sector financiero: un agente virtual filtra solicitudes de crédito, segmenta a los clientes dependiendo del tipo de crédito y el CRM avisa al asesor adecuado para hacer un seguimiento, notificar novedades y/o cerrar el proceso.
Al integrar agentes virtuales con CRM no solo mejoras la atención e incrementas las ventas, sino que también trabajas con datos específicos permitiéndote comprender a tus clientes en cada interacción, tomando decisiones siempre .
Elige una plataforma que te permita unificar todo en un solo lugar. Con Hibot, puedes integrar, entrenar y poner en función agentes virtuales e integrar tu CRM de forma sencilla y estratégica para impulsar tu negocio.
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