WhatsApp Flow es una herramienta avanzada e innovadora que permite automatizar la interacción a través de plantillas donde se pueden diligenciar formularios, responder test, encuestas, todo directamente desde WhatsApp y sin necesidad de un chatbot. Las empresas de todos los tamaños y sectores buscan constantemente nuevas formas de interactuar de manera eficiente, personalizada y sin complicaciones con sus clientes. WhatsApp, una de las plataformas de mensajería más utilizadas globalmente, se ha convertido en una herramienta clave para llevar la atención al cliente a otro nivel.
En este artículo, explicaremos cómo las empresas pueden aprovechar una de las soluciones más innovadoras dentro de WhatsApp, abordando los siguientes temas: Qué es WhatsApp Flow, cómo utilizarlos, sus beneficios, algunos casos de uso y la mejor alternativa de herramienta para implementarlos.
¿Qué es WhatsApp Flow?
WhatsApp Flow, es una herramienta que permite automatizar la interacción con los usuarios a través de plantillas personalizadas y respuestas predeterminadas sin tener que salir de la aplicación. Se destacan por la facilidad en la creación de flujos conversacionales dinámicos, optimizando la comunicación con los usuarios sin necesidad de intervención manual en cada respuesta.
Al utilizar estos Flows, las empresas pueden crear experiencias interactivas y de autoservicio para sus clientes, que no solo mejoran la eficiencia operativa, sino que también optimizan la calidad en la atención al usuario. Con una interfaz fácil de configurar y administrar, WhatsApp Flow se integra perfectamente en las estrategias de atención al cliente y ventas de cualquier empresa.
¿Cómo utilizar WhatsApp Flow?
*Si ya tienes Hibot en tu negocio (Aún no está habilitado para clientes con proveedor Aldeamo), mira aquí el paso a paso para crear tus flows WhatsApp
Paso 1: Define tus objetivos
Antes de empezar a diseñar tu WhatsApp Flow, es esencial tener claro el objetivo que quieres lograr. Algunas preguntas clave que debes hacerte son:
- ¿Qué problema quiero resolver con el Flow? Ejemplo: Mejorar la atención al cliente, automatizar ventas, gestionar citas, etc
- ¿Qué tipo de interacción espero con los usuarios? Como: respuestas a preguntas frecuentes, selección de productos, completar un formulario, etc.
Paso 2: Elige una plataforma para crear tu WhatsApp Flow
Para crear un WhatsApp Flow, necesitas una plataforma que te permita automatizar mensajes. Estas plataformas se integran con la API de WhatsApp, que es necesaria para crear Flow automatizados (Hibot es una buena alternativa, lee más abajo sobre esto).
Paso 3: Conecta tu cuenta de WhatsApp Profesional
Para usar la API de WhatsApp, primero necesitas tener una cuenta de WhatsApp Business verificada. Una vez verificada, puedes conectar tu número a la plataforma que hayas elegido para gestionar los Flow.
- Crea un perfil de empresa en WhatsApp Business si aún no lo tienes.
- Verifica tu número de teléfono a través de la plataforma seleccionada.
Paso 4: Diseña el WhatsApp Flow
Ahora es el momento de diseñar el flujo de interacción. Para diseñarlo, es importante que se haga desde la plataforma Meta y seguir sus indicaciones, como:
- Crea el mensaje inicial: Este es el primer mensaje que el usuario recibirá. Puede ser un saludo o una pregunta de inicio, como: “¡Hola! ¿En qué puedo ayudarte hoy?”
- Define las opciones de respuesta: Dependiendo del tipo de interacción, puedes ofrecer varias opciones para que el usuario elija. Por ejemplo, botones con opciones como:
- “1. Ver productos”
- “2. Agendar cita”
- “3. Consultar estado de pedido”
- Agrega pasos condicionales: Según la opción que elija el usuario, el WhatsApp Flow continuará con diferentes mensajes. Esto puede incluir información adicional, recomendaciones de productos, confirmaciones de citas, etc.
- Usa respuestas rápidas y botones: Las respuestas rápidas permiten que los usuarios seleccionen opciones sin tener que escribir, mientras que los botones permiten dirigir a los usuarios a otros Flows o URLs.
- Integra con sistemas externos (si es necesario): Si tu Flow incluye procesos como reservas, pagos o consultas de estado, puedes integrarlo con tu sistema de gestión o base de datos.
- Añade mensajes de seguimiento: Después de la interacción inicial, es posible que desees programar mensajes de seguimiento, como recordatorios, encuestas o confirmaciones.
Paso 5: Configura el tiempo de respuesta
WhatsApp Flow puede ser configurado para que se activen de inmediato o después de un intervalo de tiempo. Por ejemplo, si el usuario no responde dentro de un tiempo determinado, puedes enviar un recordatorio o un mensaje automatizado.
Paso 6: Prueba tu Flow
Antes de lanzar el Flow de manera pública, realiza pruebas internas para asegurarte de que funciona correctamente. Asegúrate de que todos los botones, respuestas rápidas y opciones condicionales funcionen según lo planeado y que no haya errores.
Paso 7: Monitorea y ajusta el Flow
Es fundamental monitorear el rendimiento de Flow de WhatsApp una vez que esté en uso. Muchas plataformas de gestión de Flows ofrecen análisis y métricas, como la tasa de conversión, las preguntas más frecuentes, el tiempo de respuesta, entre otras.
- Ajusta el Flow según sea necesario: Si notas que los usuarios tienen dificultades con ciertas partes del Flow, modifica las opciones o la secuencia de mensajes para mejorar la experiencia.
- Añade nuevas funcionalidades: A medida que tu negocio crezca, puedes añadir más opciones a tu Flow para manejar más tipos de solicitudes o integrar nuevas herramientas.
Beneficios de WhatsApp Flow para las empresas y sus clientes (tabla)
| Para las empresas | Para los clientes |
| Ahorro de tiempo y recursos: Automatizar respuestas reduce la carga de trabajo de los agentes humanos, permitiendo que se concentren en tareas más complejas. Además, es súper fácil y práctico porque no necesitas de un bot para ejecutar estas acciones. | Respuesta rápida: Los clientes obtienen respuestas inmediatas sin tener que esperar por largos tiempos de espera. Y al tener la posibilidad de responder encuestas en un mismo lugar, agendar citas, reprogramar, elegir productos, consultar otras opciones, hacen más efectiva la interacción. |
| Mejora de la eficiencia: Responder de manera instantánea y a gran escala mejora la eficiencia operativa. | Atención 24/7: Los Flows de WhatsApp permiten que las empresas brinden atención continua sin importar la hora o el día. |
| Escalabilidad: A medida que tu negocio crece, los Flows pueden gestionar un mayor volumen de consultas sin necesidad de contratar más personal. | Interacción fluida: Los Flows permiten una experiencia de conversación natural, donde el cliente puede elegir el camino que mejor se adapta a su necesidad.
|
| Personalización y experiencia del cliente: Los Flows pueden ofrecer experiencias personalizadas que hacen sentir al cliente especial y atendido. Y lo más importante, al facilitarle al usuario responder en un mismo lugar sin pasar a otra ventana, incrementas la posibilidad de venta y fidelización. | Satisfacción y comodidad: Los clientes disfrutan de la comodidad de resolver dudas, hacer compras, o gestionar servicios directamente desde una plataforma que ya usan a diario. |
¿En qué sectores empresariales se puede usar WhatsApp Flow?
Esta herramienta es increíblemente versátil y puede ser implementada en una amplia variedad de sectores para mejorar la eficiencia operativa y la experiencia del cliente. Aquí te damos algunos ejemplos destacados:
1. Retail y Comercio Electrónico:
Caso de uso: Juliana desea adquirir un producto en línea pero tiene ciertas dudas sobre cuál es el indicado para su tipo de piel. Al interactuar con WhatsApp, puede consultar, conocer y elegir el más adecuado. Al generar ciertas preguntas a través de WhatsApp Flow, la cliente elige las opciones con las que más se identifique y al finalizar la encuesta, se muestra el producto estrella, o en este caso el más adecuado para ella.
2. Servicios Financieros y Bancarios:
Caso de uso: Un cliente necesita programar una consulta en una de las oficinas del banco. La entidad a través de su canal de WhatsApp le pregunta cierta información al usuario como tipo de consulta, fecha, hora, ciudad en la que se encuentra, si es un servicio prioritario para personas con discapacidad o adulto mayor, u otra. Así, puede programar y confirmar la asesoría, todo desde la app.
3. Turismo y Hostelería:
Caso de uso: Un cliente necesita conocer los próximos destinos que realizará una agencia de viajes. A través de WhatsApp Flows, la empresa puede compartir los planes, los sitios turísticos, precios y más, para que el cliente obtenga información específica y logre reservar desde la misma plataforma.
4. Salud:
Caso de uso: Los Flows pueden ser utilizados para agendar citas médicas, enviar recordatorios de consultas, responder preguntas frecuentes sobre servicios médicos o incluso realizar pre-evaluaciones de síntomas a través de chatbots. Al paciente elegir opciones como tipo de consulta, sede más cercana, profesional de la salud de su preferencia y otros datos, la entidad puede brindarle una respuesta rápida y le da la opción para programar la cita sin salir de WhatsApp.
5. Educación:
Caso de uso: Un joven requiere información de cursos y programas educativos que tienen vigentes. La institución al conocer el campo relacionado, el presupuesto, la ubicación del aspirante y la cantidad de tiempo que puede invertir en el programa, ofrece las mejores opciones, le entrega PDF con toda la información, sin que el usuario deba ir a otro lugar de consulta.
WhatsApp Flow con Hibot herramienta multiagente y omnicanal
Actúan como una herramienta poderosa para transformar la forma en que las empresas interactúan con sus clientes. Sin embargo, para maximizar el impacto de WhatsApp Flow, es fundamental integrar una herramienta omnicanal que permita gestionar todas las interacciones de forma centralizada.
Hibot es la plataforma ideal para implementar soluciones innovadoras, como los Flows WhatsApp, que no solo automatizan las respuestas, sino que permiten una integración fluida con otros canales de comunicación, brindando a las empresas una vista completa de la experiencia del cliente. Con la API Oficial de WhatsApp que implementas con ayuda de Hibot puedes garantizar que tus plantillas funcionen correctamente y te mantengas al tanto de las novedades de la plataforma.
Para conocer cómo funcionan los Flows de WhatsApp con Hibot (Aún no está habilitado para clienets con proveedor Aldeamo), visita: https://help.hibotchat.com/es/plantillas-de-tipo-flows-whatsapp.
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